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2013年度 第3回 委員総会

7月 6th, 2013

第3回 委員総会

 

2013年6月29日

 

l       会務報告

*           林会長のお母様、各学年のお母さん達及び運営委員たち、端午の節句(6/12水曜日)の伝統文化を伝承するため、手包みチマキ800個を作りました。6/10,11の二日間で全校生徒と先生達に配りました。 家長会より皆様に御礼を申し上げます。

 

l       園遊会についての検討

*           会計報告・収支明細報告(別紙明細の通り)

各クラスの売り上げは高く、小3が一番高かった。各クラス努力しました。ご苦労様でした。

収入1243038円-支出729687円=純収入:513341円→収益として一般会計へ入金

*           無料招待券:小1、卒業生などに189枚発行。

*           販売券:1109枚販売。

*           収益金の運用方針についてはまだ検討中。9月の会議で報告できる見込み。

*           感謝:4月下旬から運営役員及び各クラス委員に企画、バザー品の整理、及び値付け作業等をお手伝いいただきました。

皆様のご協力により園遊会当日は大盛況で、成功のうちに無事終了することができました。

ご協力ありがとうございました。

*          反省点:

①       バザー寄付品について

²        寄付品について、1人2品各500円以上が望ましいが、100円ショップで購入でき500円の価値がないものがあった。

²        委員が品物を受取るときに、500円の価値があるかどうかチェックしてほしい。寄付できない場合は500円の図書券などでもよい。

²        小1ママが今回の担当でしたが、小1ママは不慣れなため、来年以降は今年の教訓を元に経験のある方や委員が教える必要があると思います。

 

②       バザーコーナーは販売開始前にお客様が近づけないように線を引く。

 

③       メニューについて

基本的に台湾、中華料理をメインにメニューの選定をお願いします。

 

④       各メニューの数量確認・仕入れ及びコスト管理について

²        毎年の請求の方法が違う、去年はスムーズにいきましたが、今年は少し問題がありました。

²        家長会から支給する食器類は各クラスの出品物に形が合わない場合があるが、コスト面などで全面的に合わせることは不可能。個別に購入される場合は家長会費から捻出できないので、各クラスの班費などから支出してください。

 

⑤       費用の請求について

²        なるべく領収書ではなく、内訳明細の記載のあるレシートで請求してください。

²        請求は請求期間内にすること。領収書も必ず添付すること。

 

⑥       回収品の分類(食器容器、使いきっていない材料や調味料など)

²        食器は家長会保存で何種類もあるが、何年も在庫として残り続ける食器がある。

²        在庫を少なくするためには、写真などを活用して見本を見せ、早めに使い切ったほうが良い。

²        以前はもっと種類があったが、数量はわずか。残数20~30の在庫品は処分し、50~100の在庫品は残しております。

<例>    タピオカミルクティー。今年は容器の残数が足りないため、家長会在庫が使われずに別途新たに購入された。できるだけ在庫を消化したいが、数量の事情もあってなかなかできない。この点についてはまだ努力が必要。

 

⑦       調理室の掃除及び調理器具の片付け

²        調理室・会場の床に新聞紙を敷いたアイディアが良かった。翌日の片付けがとても楽になった。

²        調理器具は、前もってアンケートにて事前予約したとおりに使用願います。

先生方の使用分については管理しきれないので、臨機応変に対応するが、各学年の分は計画的に利用しないと当日混乱を招く。

²        次年度への引き継ぎ時(3月)、園遊会の仕事内容は家長会のメインイベントとして、反省点、改善点も含めしっかり次期へ引き継ぐことが大切。

 

⑧       抽選会について

²        電話にて、抽選会が不公平ではないかとの意見あり。

²        抽選券には赤と青があり、赤は通常販売分、青は華僑の方などへの招待券。

抽選時にはできるだけ青券は引かないようにし、引いてしまった時は戻したりした。

招待された方は景品提供者でもあるため、このような方法をとった。

²        連続で当たる方もいたが、本当に運が良かったもので、抽選は公平なものであった。

 

l       運動会について

*           当日お手伝いの運営委役員及び警備担当のお父さん達、ご協力ありがとうございました。

*           例年小1の父兄が警備担当していたが、今年はなぜか小1~中3までが担当していた。

来年はまた例年通り、小1の父兄に参加していただきたい。

 

l       その他、臨時事項の確認

*           チャイナエアライン及びエバエア―の夏休み割引チケットは家長会のブログにてご参照ください。

*           粽について:

²             Q:粽はボランティア参加であるが、大変な労力のため、仕事を分担にしてはどうでしょうか?

A:ボランティア参加者には来て頂けるだけで大変助かります。仕事分担だと強制のように感じられるのではないか。

²             各家庭いろいろな事情があり、突然来られなくなった時にはお互いカバーし合う関係が良い。

参加者は皆さん楽しくおしゃべりしながらやっているかと思います。強制はせずに自由にやる。

たとえ1時間の参加でも非常に感謝です。

²             Q:味や伝統にこだわらず、台湾から買ったらいいのでは?

A:皆で手作りすることに意義がある。

 

※次回の委員総会は97日(土)1000からです。