2017年度 第1回委員総会 議事録

4月 24th, 2017

1 会長、副会長挨拶

林会長(高3)

新学期が始まり、私も後1年の任期となりますが、皆様よろしくお願いします。5月に大きなイベント園遊会を控えているので皆様ご協力の程宜しくお願いいたします。

陳副会長(小5)

子供は3人おります。大学生の長女から数えると15年目でクラス役員は6回目ですが

このような大役は初めてですので少し不安です。まだまだ未熟ですが皆様に教えて頂きながらやっていきたいと思います。よろしくお願いします。

張副会長(小5)

副会長2年目になりました。小5の家長です。昨年は園遊会を担当させて頂きました。

ぜひともお父さんたちにもご協力いただきたいと思います。よろしくお願いします。

頼副会長(中3)

ご入学ご進級おめでとうございます。子供は中3と中2小4におります。皆様と楽しく家長会作りをさせていただきたいと思います。宜しくお願いします。

 

2 今年度の運営役員の紹介

今年度の運営役員について、会計、出納、監査、書記、広報、園遊会、バザー、卒業対策の各運営役員の紹介を行った。

 

3 家長会年間スケジュールについて

前回3月の委員総会にお配りした年間スケジュール表の2学期9月29日月餅配布の曜日が違っておりましたので、修正したものを今日お配りしました。他に変更点はありません。

 

4 前年度収支決算報告

会計より、先月3月4日委員総会で中間報告しましたのでそれ以降変わった部分のみ報告します。

収入—-運動会、園遊会の飲料の売れ残った物を買取した方があり、増えました。3月の謝恩会の参加費が収入に入っています。

支出—-謝恩会費用、卒業記念品代

 

5 2017年度 前期家長大会について

 2017年度前期家長大会は5月13日10時より4階会議室で行われます。

事前に、家長の方全員に出欠表を配り、4月28日の金曜日迄に回収予定ですので、クラス役員の方は回収をお願いいたします。次週配布、4月28日回収後、集計予定です。

 

6 園遊会 5月28日(日)

今年度の園遊会は5月28日(日)、家長会主催の新入生の歓迎会となります。新入生の皆様を歓迎するもてなしの会を開いております。

各運営役員の皆様には役割分担、クラス役員の皆様には調理、販売をお願いしますがご協力よろしくお願いします。現在ポスター作製しており、案内状、招待状、景品協賛のお願い、金券の作成等順次進めて参ります。

5月13日、20日には千代田区の町内会、掲示板、新聞、雑誌等などに中華学校の園遊会の宣伝を載せていただきます。

各学年にバザー品の寄付および回収を今年もお願いします。受付期間は、バザー委員さんと確認中ですが5月8日~11日を考えています。詳しい詳細は家長会よりお便りを出します。家族単位でいくつ、など細かく説明がありますのでのでご確認ください。

今年度の園遊会ポスターを作製しておりますので各御家庭にお持ち帰りいただき、

いろいろな場所に張って宣伝をお願いします。毎年外部からもたくさんのお客様が手作りの中華料理を楽しみにご来場下さいます。今年のポスターですが、岩田前副会長が、デザインから一生懸命考えて作って下さいました。とても可愛らしいポスターです。5月に入りましたら皆様にお届けできると思います。

園遊会のメニューの販売は、変更等あるクラスは伺いますのでお声をかけてください。

大体一品200人分を毎年ご用意お願いしています。仕入れの際それを目安にお考え下さい。

「当日のごみ当番、警備係のお願い」を回しますが、小2から中3まで各クラス2名ずつ、家長の方を選出お願いします。5月13日の第2回委員総会までにお願いします。各担当の責任者に紙に書いてでもメールでも構いませんのでご連絡をお願いします。環境保護の担当は広報の成田さん、警備の担当は張副会長にお願いします。

 

7 卒業対策と謝恩会収支報告

今年度卒業対策の呉さんより 2016年度謝恩会収支報告あり

収入の部

謝恩会費      小6 405、000円 (家長 54名×7500円

中3 127、500円 (家長 17名×7500円

高3  45、000円 (家長 6名×7500円

小計577、500円

家長会から

謝恩会費、記念品代として  750、000円

収入合計 1、327、500円

支出の部

記念品代  小6 40、000円 1000×40

中3 38、000円 1000×38

高3 19、000円 1000×19

小計 57、000円

 

ホテル費用   1、230、000円(学校関係者31名、児童生徒97名、家長77名

雑費       500円

小計1、230、500円

支出合計 1、327、500円

差し引き0

前回担当者から感想

学校での卒業式の後ホテル迄の移動はわりとスムーズでした。時間も限られた中でやるので過不足なく進められたと思います。事前に家長の皆さんにお聞きしたところ、体育館では準備、後片付けが大変なのではと、ホテルの希望が多かった。メニューに関しては最初提示されたメニューがあったが子供が食べるメニューとは違った感じだったので、間際になって唐揚げ、焼きそばなどを入れてもらった。最初のメニューではフリードリンクでアルコールを含むコースだった為、その分を変更し料理に上乗せしていただくという事になっていた。その辺があまり考慮されていなかったがほぼ合格点だと思いました。

 

8 粽について

毎年生徒、先生に粽を2個ずつお配りしていましたが、約1000個の外注になります。

昨年から家長会費を値上げしましたが、1個100円200円とかなり厳しい予算で作って貰う事がここ2,3年続いていました。今年は大きい粽を1個にしようと思っています。1個400円から450円、500円以内で納めたいと思っています。今年は粽1個(外注 )で進めることになりました。(会場内賛成)

 

9 質疑応答

頼副会長より

園遊会準備分担確認のお手紙を各クラスの運営委員にお配りしています。なにかわからないところがありましたら、いつでもお声をかけて下さい。みんなで協力してやっていきましょう。

園遊会委員の松本さんより

昨年度メニューを出していただきましたが、今確認したところ足りない部分がかなりでています。高校生は学生の人数が少ない為、手伝いの親も少なく、子供も模試等で手伝いが出来ないので人数の関係で昨年度から料理は1品としています。ただし、他の学年が一品200~250食のところを300食用意してもらう事になっています。また高1~3のブースは隣に並べてそれぞれ手伝いながらやっています。

小2から中3は料理2品(うち1品は台湾、中華料理、)デザート及び飲料を販売する学年は3品目がデザートか飲料になります。現在小2.小3が飲料、デザートを含めて2品しかでていません。飲料、デザートを残すならもう一品今日中に決めてください。

昨年度末の委員総会で、各学年連絡が取れる担当者を決めてくださいとお願いしてありますが、お名前だけでなく連絡先も教えてください。どんな方法でも構いません。

メニューの再確認と当日使う調理器具、食器(販売用の容器)ですが、大体の個数、と一番使いやすい調理器具と販売用の容器を用意して前日に各学年にお配りして使ってもらう事になりました。園遊会当日の天気もわからない、暑ければ冷たいものは売れやすいが、熱いスープは売れにくいなどあります。売れ残りは出したくないので値段を下げたりして売っていました。去年からはお持ち帰りのカップも用意しましたが、持ち帰り容器の単価は高いです。どういう容器がいくつ位欲しいのか 各学年の希望を聞いていきます。

販売に伴う、皿、お椀、スプーン、箸、必要なものを紙に書いて提出してください。「どうしてもこういう食器が使いたいから自分たちで用意する」のも可能ですが、その場合にはそれを用紙に記入して下さい。全ての学年が売り切れるように協力します。

その他

各学年のメニューの確認を行った。1品250〜300食を目安に材料をご購入願います。

注意)体育館では電気が使えません。ホットプレートは使えません。ご飯を炊くのも調理室でお願いします。

 

質疑応答

Q 各役員の仕事について簡単に説明してください。連絡係とは誰から誰に連絡ですか?

  1. 連絡係 家長会からの連絡を私、副会長の頼から各学年の連絡係にメールでお知らせします。メールの回数増えますがよろしくお願いします。

会計  班会で集めたクラス会費を回収しクラス内で出し入れする管理

広報  園遊会、運動会、成果発表会等で腕章をつけ各学年を代表して写真撮影等

各種フォロー

書記  配布物等、担任が中文メインで日本語が苦手な場合もあります。中、日両方でき

る方、または2名でそれぞれ中、日を担当されるクラスもあります。

連絡係 担任の先生からの連絡事項をクラスに回す、先生の補助など

 

園遊会と運動会の警備担当の張さんより

クラスの保護者会で 警備のボランティアの募集をお願いします。

警備は大体45分位で回る予定なので、日焼けしながら気軽にご協力いただけたらと思います。

次回は、5月13日午前9:00〜委員総会、午前10:00〜家長大会

が開催されますので、皆様ご参集のほどよろしくお願いいたします。

Comments are closed.