2017年度 第3回委員総会 議事録

6月 11th, 2017

開催日:2017年5月20日(土) 10:00~ at 4F大会議室

張副会長

本日は林会長は出張で不在ですので欠席です。

1. 園遊会準備確認事項<全体について> → 張副会長、頼副会長

張副会長

個々の委員会でも賞品の協賛をしていただくのと、台数に限りがありますがASUS JapanさんからSIMフリーのスマホをご提供いただけることになりました。

園遊会のことではない話になってしまいますが、学校から運動会当日の警備の依頼がありまして、運動会の警備の方は園遊会と違って小学1年生からお願いしています。各クラスのお父様方にご協力いただきたいと思います。詳細につきましては、また改めてメールで送らせていただきますので、ご協力のほどよろしくお願いいたします。

頼副会長

朝から第3回委員総会にお集まりいただき、ありがとうございます。

本日は各運営委員会の役割の分担があり、こちらにいらしてない方もいらっしゃいますが、本日お集まりいただいている各学年のクラス委員の皆様には、園遊会についての確認事項を文面で確認してまいりたいと思います。

まず、来週27日、園遊会の準備日、前日に準備を行いますが、集合時間は1時に体育館前になります。1時に集合しましたら、発注してあるブルーシートを体育館の床に敷く作業から全員で始めたいと思います。

本日の全体の流れといたしましては、当日の各ブースを設置する際のレイアウトの検討をしたいと思っております。ここにあるホワイトボードにレイアウト図を書き出していきたいと思いますが、基本的に前年度と同じ場所に各学年のブースを配置することになると思います。後ほど、場所の確認をしていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。

今お手元に配布してありますプリントの内容は、主に各運営役員のみなさんの確認事項になるのですが、ここに記載されている事項が当日の役割になります。

園遊会の全体のプログラム構成、オープニングの司会、抽選会の実施進行は、会長・副会長で担当させていただきます。あと、レンタルテーブルの搬入は前日の27日に届く予定になっておりますので、ブルーシートが敷き終わりましたら、運営委員さん方と各学年の役員のみなさんでレンタルテーブルを並べる作業などご協力いただければと思います。

2. 園遊会準備確認事項<各役割について> → 張副会長、頼副会長

<受付.金券管理>

続いて、受付・金券管理についてです。こちらは、出納・書記・副会長といたします。内容についてきまして、こちらの書類に記載の通りです。

<抽選品管理>

また、抽選品の管理ですが、各学年のみなさまからも様々な景品をご提供いただいております。ご協力ありがとうございます。協賛品の管理等も、書記さん・会長・副会長に担当いただきます。

<飲料販売ブース>

家長会で飲料販売のブースを毎年出店しておりますが、こちらで販売する飲料の仕入れ発注、販売、管理などは、卒業対策のみなさんに行っていただきます。

<環境保護・会場撮影>

当日の衛生環境保護、ゴミ収集など、および会場撮影については、広報のみなさまにご担当いただいております。また、各学年からお手伝いの保護者の方2名づつ、時間分担でゴミの収集をお願いしております。

<バザー品販売ブース>

バザー担当役員のみなさまと小1のクラス役員のみなさまが、先日各学年から集まったバザー品の仕分け作業していただいて、前日の27日に販売準備をしていただく予定となっております。

<各学年販売ブース>

各学年の模擬店ブースについて今日ここに各学年のクラス役員のみなさまがお越しいただいているかと思いますが、園遊会委員の松本さんと連携をとっていただいてると思います。

使用器具、使用容器などの確認をお願いいたします。何を借りたかなど、詳細情報も全クラス役員さんで把握しておいていただきますようお願いいたします。ガスコンロ、ガスボンベも学校から貸し出ししております。前日にナンバーを控えて、1つ1つ確認して貸し出します。調理室の利用は、前年度と同じく、前日27日の1時より準備で使用いただけますが、調理室内も床に新聞紙等を敷きや様々な準備が終わってからの使用開始となりますので、ご了承ください。

<校内警備>

校門および校内の警備についてですが、ここは張副会長および有志のご父兄にお願いしております。外部からの方々もたくさんお越しいただくことを予想しています。特段なにかあるとも思いませんが、もしも何かあった場合、警備担当の方々の目だけではすべて把握しきれないこともあるかと思いますので、何か気になることがあれば、すぐに受付までお声がけいただけますようお願いいたします。なるべく全員で学校の安全を見守るという心構えでお願いしたいと思います。

園遊会の前日準備および当日についての流れの確認は以上です。

3. 園遊会終了後について(後片付け・収支報告等)

メールでお流ししていましたが、園遊会後の収支報告についてです。

運営の会計さんと出納さんと各学年の代表の方々に来ていただいて、収支報告をしていただくのですが、5月30日(火)8:30AM~家長会室にて時間内に収支報告にお越しくださいますようお願いいたします。

4. 端午節 粽配布について

収支報告と同日、5月30日(火)は粽の配布日です。もしお手伝いいただけるようでしたら、そちらも合わせてよろしくお願いいたします。

5. 運動会開催について

運動会の予行演習が5月31日(水)に予定されていまして、本番は6月3日(土)になりますが、その際に全生徒さんたちと教職員の方たち用に飲料水、1人ペットボトル2本を配布することになっています。

先ほど学校の方に確認をとったところ、その飲料水の配布を5月27日(土)にお願いしたいという依頼がありましたので、各学年のクラス役員のみなさまは、27日の夕方までに飲料水を教職員+生徒の人数分×2本を各クラスの教室へ届けてくださいますようお願いいたします。

飲料水が届く場所ですが、家長会室ではなく、副校長室前に届く予定になっていますので、27日(土)運動会用の飲料水を各教室へ運び込む件、どうぞよろしくお願いいたします。

また、当日になりましたらお声がけさせていただきますので、ご協力をお願いいたします。

6. 園遊会についての質疑.応答

本日は園遊会委員の松本さんが欠席されていますが、注意事項ということで皆様にお伝えして欲しいとメッセージを預かっておりますので、ご連絡させていただきます。

・前日27日の1時前には調理器具の貸し出しができないので、ご注意くださいとのことです。

・食材などを前日に仕入れて冷蔵、冷凍保存したいと考えているクラスがありましたら、学校の冷蔵庫(家長会室と調理室にある)は容量が小さく、生もののお預かりは出来ませんのでご注意ください。

また、氷が必要な学年も保冷の件と同様に、各クラス内で用意してください。

頼副会長:     「ご質問等あれば、今お受けします。」

質問①:        「前日の準備の開始時間は13時とのことですが、終わる時間は決められていますか?」

回答①:        「レンタルテーブルの搬入時間が、例年だいたい14~15時ですので、その搬入作業が終わりまして、各クラスの模擬店ブースの準備が完了しましたら解散していただいて結構です。」

頼副会長:     「氷を使われるクラスはいらっしゃいますか?」

出席者:        挙手なし

頼副会長:     「金券の事前購入の件、ご希望のクラス役員の方がいらっしゃいましたら、クラス単位でまとめてご連絡ください。」

張副会長:     「先ほどいらしてたASUS JapanのSIMフリーのスマホの特別販売の件ですが、台数は限られていますが、かなり安く購入できるようになっています。ご興味のある方いらっしゃいますか?」

「今から資料を皆様にお配りします。当日、この内容でASUS Japanさんが園遊会でブースを出されて販売される予定です。予めご確認ください。」

本日はありがとうございました。

次回は、園遊会前日の2017年5月27日(土)13:00に体育館前に集合

以上

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