2017年度 第4回委員総会 議事録

11月 3rd, 2017

開催日:2017年7月1日(土) 10:00~ at 4F大会議室

会長の挨拶 会長:

・園遊会の反省点について

今回は皆様のおかげで順調に園遊会を開催することができました。後ほど反省点を皆様と共有しまして、来年の課題にしたいと思います。

  • 中秋節について

月餅は9月29日の配布予定です。ご協力いただける方に配布のお手伝いをお願いしますので宜しくお願いします。月餅は去年と同じ業者に発注予定です。材料費が年々上がってきているので、もし値上がりがありましたら、またご報告させていただきます。

  • 教師節について

例年と同様、先生方に商品券を配布しており、今年もそれを予算に入れております。

  • 国慶節活動について

華僑団体と留学生が主催するバザーになると思います。昔は我々も参加していましたが、2~3年前から寄付という形でご協力させて頂いておりますので今年もその予定です。

  • 端午節の粽について

具が例年より少ない、粽1個では少ないとの意見がありました。協議をしまして、改めて報告したいと思います。

  • 台北サマースクールについて

30名台湾の淡江大学のサマースクールに行くことが決まっており、台湾行きの飛行機には副校長、家長が3名同行し、淡江大学にも家長2-3名が同行することが決まりました。まず今年は家長会で少し面倒を見ながら現地での様子をビデオ撮影し、学校側と協議をして報告したいと思います。なるべく華僑を対象としたサマーキャンプが出来るよう家長会として取り組んでいきたいと思います。

 

【園遊会の反省事項について】

広報(ゴミ回収):

小2から中3まで各二名ほど担当していただき大変助かりました。ありがとうございました。校庭の状況ですが、ごみ箱の設置がないので、麺やスープの食べ残しなどがそのまま放置されていたのが大変目立ちました。今年はラムネの販売がありましたが、ラムネ瓶のビー玉を取りたかったのかもしくは割れてしまったのかわかりませんが、校庭で瓶が割れていました。小さいお子様も園遊会に来ておりますし、次の日から生徒も校庭を使用しますので来年からは瓶の販売はやめていただいたほうがいいかなと思いました。

警備:

例年どおり今回もクラス別で時間を決めてやりました。たまたまあるクラスのお父様たちがそれぞれの警備時間に来てくれなかったという問題はありましたが、そのほかのクラスは皆様に協力していただきありがたく感じました。園遊会と運動会の警備はこれからセットで学校から依頼が来ると思うので、やりかたも色々変えていこうかと思います。今後もまた各学年1名か2名のボランティアを出していただくかたちになると思いますのでご協力をお願いします。

バザー:

出来れば来年から役員の方の購入は整理券の配布をお願いします。

書記:

当日の10時から12時の間がお客様のいらっしゃるピークで、書記チームは3人体制でしたが窓口が2つだったので、招待券受付に行列ができてしまった。来年以降は、ピーク時間については、受付窓口を増やして対応したほう良いと思いました。また、来賓のお客様の対応を来年からもう少し手厚くしていきたいと思いました。家長から景品の寄付をしていただき、とてもありがとたく思い感謝しております。

園遊会:

皆様お疲れさまでした。

  • どこからどこまでが園遊会担当役員の仕事なのかを疑問に感じた。
  • 調理については、去年度から検討開始したが、5月のゴールデンウイーク中になってから各学年役員からの園遊会に関する連絡を多く受けた。今年は園遊会前日にメニュー変更の要望があり、色々な対応が必要となってしまった。確かに多くの料理を出せば多くの売り上げになると思うのですが、園遊会係が道具の貸し出し管理をしているので、使いたいからその場で勝手に持っていくのでは困る。
  • お母様達に手書きで作成していただくポスターですが簡体字使用の学年があった。当校では、繁体字を使用すべき。
  • 掃除について、園遊会当日に調理室を使った学年は、最後に調理室の掃除をするルールでしたが、実際に残って掃除していただけたのは中3の3名。園遊会は家長会の大きな行事なので出来れば来年からは調理のことも含め、会長か副家長が園遊会係のトップとして立つのがいいと思います。
  • 園遊会はどのような目的で行われるかをもう一度考えなおしたほうがいいのではと思いました。新入生の歓迎会というのが主な目的だと思います。でも今年もゲームコーナーはひとつのブースだけでした。実際に子供達とも意見交換したところ、中高生は園遊会でゲームを出したかったという意見もあり、他校の文化祭のように、やきそばをみんなで作って販売したいという要望もありました。このような子供達の意見から、ゲームコーナーを増やしてみては如何でしょうか?校友会の抽選ゲームコーナーは今年もありませんでしたが、校友会会長ともお話をさせていただいたところ、最近校友会と学校の連携や家長会と校友会の連携が緊密ではないかもしれないとのことでした。校友会は赤字になっても子供達のために園遊会に協力したいと仰っていました。ここ2年園遊会に出ていない理由として校友会主催の春節のお祭りに家長会のお手伝いがないとのことでした。お互い持ちつ持たれつなので家長会にも校友会のイベントを手伝って欲しいと仰っていました。

会長:

皆様のボランティアあっての園遊会だと思っておりますので、改善すべき点は変えていきたいと思っております。2年前、新入生の子供達を歓迎する会なので、遊びを増やしたいと思い、当時の中3クラスが遊びのブースを用意しましたが、家長会の会費だけは成り立たたず赤字でした。昔の先輩たちも会費を上げたり雑誌に広告をのせたりと試行錯誤しました。ゲームの景品は手作りしないといけない、ゲームコーナの打ち合わせもしないといけない。はたして出来るかどうかで断念した部分もあります。最近はスーパーボールすくいのレンタル業者があるようで、園遊会係さんの指摘は来年前向きに検討したいと思います。学校と校友会と家長会は密に連携すべきということは常に意識しています。皆様の意見はくんで常に学校にあげています。赤字問題も含め、お互いの行事への協力が実際問題としてできるのか副会長達と話し合って改善していきたいと思います。

園遊会:

例年1月に新役員を事前に集めてメニューを決めても、メニューは定まらずいつも変更の要望があり、やはり台湾の料理を2つ作るのは年々難しくなってきているのではと思っています。役員も台湾のかたばかりではないで和食や洋食を売りたい。でも結局台湾の食べ物ばかり売れてしまう。そして最近は手作り必須という意見も少ないので、来年からはこの学年は水餃子、この学年は焼売を、と家長会で決めて、仕入れも全部家長会が一括で注文と購入をする。クラス別にもし追加で自分たちはその他作りたいというものがあれば別途申請してというかたちをとってみるのはいかがですか?という意見もありました。

会長:これはまた改めて皆様と協議していきたいと思います。

副会長:続きまして収支報告をお願いします。

会計:

・金券販売について

当日は3つの窓口3人での販売体制で、3時間で売り切ることが出来ました。交代要員がいないのは大変でしたが、お客様をお待たせしないことが優先なので、出来るだけ多くの金券をスムーズに販売するには来年以降も3つの窓口3人の要因体制は必要だと思います。

・会計の収支報告について

配布した資料の「収支計算書」が会計報告書で全体の収入と支出を明記したものです。収入は主に金券で、現金は金券売り切れ後の現金販売の収入で、現金の寄付が寄付金収入となります。「支出」は各クラスでかかった各出店材料費です。「文具、印刷費」はポスター、招待状、金券印刷などの費用です。その他、ごみを処理するための処理代と食器代、「レンタル料金」は机とブルーシートを借りた費用です。「郵便費」は招待状やお礼状の郵送費用、抽選でかかった費用です。裏面をご覧いただくと各学年の状況と収入がわかります。「収益」は各学年の利益です。これらの収入と現金支出を差し引いたものが「純利益」となります。これを「園遊会の収入」として一般会計に入金しました。

 

副会長:各学年のクラス委員の感想をお願いします。

小1家長:半額に値下げ販売してからまもなく、13時に100円での値下げ販売が始まり、タイミングが早すぎたかなと思いました。

小4家長:バザー品について、買う側にとっては「果たしてこれを買いたいのか?」と疑問もあります。学校用の白靴下、黒い靴下、無地の白い下着などを必ずバザー品として1点提供していただくのはどうか?消耗品なのでバザーが円滑に運ぶと思いますし皆さんも購入意欲がわくのではないか?

小5:来年はメニューと数量の見直しをお願いしたいと思っております。

小6:園遊会用の組織図、各人の役割を明確にしたほうがいいと思います。

高1:販売開始の指定時間があるのに、開始の15分前から売り出したブースがあった。

高3:販売ルールの徹底と見直し。

会長:

  • 開始時間は明記していたのですが、今回は反省して、来年は販売開始時間前に販売することがないようにしたいと思います。
  • ガスコンロ使用のブースはなるべく壁側で販売をしたほうがいいかもしれません。小さいお子様の火傷などの危険防止になると思います。
  • エアコンをつけて欲しい、熱いとの声がありましたので、環境が改善すればお客様に入って来てもらえますし、改めて来年の協議の課題にしたいと思います。
  • 子供の遊びのブースも含めプラマイゼロの気持ちで心おだやかに今後はいさかいなく進めて行けたらなと思います。

皆さんにはお忙しい中、いろいろ準備をしていただき販売と最後の掃除もなさっていただき、大変ありがたく感謝申し上げます。

副会長:

  • どこまでが自分の仕事か理解できるような役割分担を書いた図で分かるようなものがあるといいなと思います。家長会のホームページに来年の園遊会は誰が何をやるのかをのせられたらいいなと思うので、前向きに検討したいと思います。
  • 園遊会当日学校関係者や校友会のかたとお話する機会があったのですけども、新入生の為のイベントというくくりがあって、学校の高学年の生徒がゲームブースをやって、高学年のお母様達が何クラスか一緒になって1つの食品ブースでもいいのかな?その代り小2から中3は各クラスでメニューの数を増やすなど、今後も皆様とこう言い風に話し合って決められたらいいなと思います。

以上

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