2018年度 第2回 運営役員会 議事録

5月 21st, 2018

開催日:2018年5月12日(土) 10:00~ at 4F大会議室

会長 : 園遊会の開催を2週間後に控え、本日と来週の委員総会で最終的な打ち合わせを行います。

蕭副会長 : 園遊会詳細についての説明(別紙プリント参照)

別紙プリント④ 補助金5000円は5月28日精算の時にお渡しします。

別紙プリント⑦ 今年のゴミ収集はトラック一台分をお願いしています。

① 本日バザー品を持参した方は家長会室にご提出ください。バザー品の値付け時に(16日~19日8:30~15:00)担当がいるので、忘れた方はお子様を通じて家長会室にお持ちください。2、3日で作業が終わる場合があるので、なるべく、17日までに持ってきていただきたいです。

イベント係にはお伝えましたが、16~19日値付け作業を手伝えられる方をお願いします。

② お貸しした調理器具は園遊会当日終了後、15時になってから返却してください。リストをチェックしながら、回収いたしますので、時間前に返却しないようにしてください。

会長:

① ゴミ当番、警備当番表にご担当者のお名前をご記入ください。

② 園遊会のポスターが出来上がりました。防水加工済みです。A4版、A3版がありますので、お店に貼っていただける方がいらっしゃいましたら、お持ちください。ツイッターやFacebookなどSNSを通じても是非宣伝してください。

③ 食器類・プラスチック容器は購入済みです。来週の委員総会で食器をお渡しできるように準備中です。本日は現物を用意しているのでお帰りの際にご確認いただけます。ご希望と違っている、など何かありましたら、本日中にお知らせください。

④ 招待状の作成と発送も終わりました。今はお返事をいただいて、抽選会の協賛品をいただいている最中です。

⑤ 園遊会前日26日、調理室は午前中から、体育館の会場設営は午後からになります。詳細については来週お伝えします。

⑥ 例年、バザー品の事前購入が可能です。また来週の委員総会で流れをお伝えします。

頼副会長:金券の購入については、クラス役員経由で希望枚数を取り纏めていただいて、来週委員総会時にお知らせください。前日26日に用意して、お渡しできると思います。

質問:当日何時までに体育館に料理を搬入したほうが良いか?

頼副会長:オープニングセレモニー10時〜10時45分を予定しており、販売開始時間は10時45分を予定しています。それまでにお料理を搬入してください。例年だと、10時45分販売開始予定です。

質問:販売終了は何時ですか?

頼副会長:抽選会は13時か13時半頃から始まり、15時終了を予定しています。前方にお客様が集中し体育館は若干混雑しますが、その間も販売できます。皆様が一生懸命作ったお料理ですので、完売できることを期待しています。

頼副会長:園遊会の当日のプログラムはこれから学校側と相談して作っていきます。概ねのプログラム内容は以下の通りです。

10:00~ オープニングセレモニー

来賓入場

新入生入場

小学部鼓笛隊演奏

来賓あいさつ

校長先生あいさつ

小三代表歓迎あいさつ

小学部ダンス部演舞

獅子隊演舞

10:45~ 販売開始

13:00〜 抽選大会開始

15:00     園遊会終了

會長:兩星期後就是園遊會了,今天和下週要來進行最後的討論.

蕭媽媽:請參考發下的單子&追加事項

④ 5月28日結算時會發放補助金¥5000.

⑦ 已申請了一台卡車回收當天的垃圾.

蕭媽媽:

① 今天有帶義賣品的家長,請拿到家長會教室.義賣品標價日為16日~19日8:30~15:00,

都會有委員在場,今天忘記帶來的家長,請通過孩子轉交到家長會教室。標價有可能2,3天就結束,所以請盡量在17號以前提交。籌備委員的LINE群組裡已有招集16~19日可以來幫忙標價的家長。

② 從調理室借的調理器具請在園遊會結束後,15點過後再拿到調理室歸還。因為當天我們會一邊清點名單一邊回收,所以請不要在15點以前拿到調理室歸還。

會長:

① 請在垃圾回收班表和警備班表上填上該班負責人的名字。

② 園遊會海報以完成。和去年的設計圖一樣,也加了防水加工。這裡有多做一些小張尺寸的海報,如果有想貼在店裡的人請來索取。另外,有Twitter , Facebook等SNS的人也請在上面宣傳一下。

③ 餐具方面,塑膠容器等已購買了。現在正在分各班需要的東西,下星期應該就可以發放給各個班級。今天有樣本可以看,如果有需要的話,可以等一下來確認,如果和需要的不太一樣或是有其他細節,離園遊會還有兩個星期,今天的話或許還可以有所應對,請和我們連絡。

④ 邀請函的製作和郵送都已經結束了。現在就等回函及募集抽獎大會的贊助品。

⑤ 前一天26號、上午可以開始使用廚房,體育館的準備是預計在13點開始。詳情會在下週向各位解說,請大家踴躍出席。

⑥ 往年,可以提前供委員們購買義買品。因為當天會比較忙,所以我們會在前一天設定購買的時間以供購買。關於時間方面也會在下星期告知。

賴副會長:關於購買禮劵方面,因為當天會比較忙,所以委員們也可提前購買。請班委們自行商量,再統計希望購買張數,下星期告知我們。我們會在前一天26號交給各位。

質疑:當天,料理要到幾點止搬到體育館比較好呢?

賴副會長:當天開幕典禮10點開始,預計在10點45分結束,所以預計在10點45分開始販賣。請在那之前將料理準備好。依典禮內容,時間或許會有些誤差,我們會在前一天再次告知時間。依照往年的話,都是在10點45分開始販賣。

質疑:販賣結束時間是幾點呢?

賴副會長:抽獎大會大約在13點或13點半開始,15點結束。抽獎期間大家會聚集在前方,雖然會有些混亂,但是也可以繼續販賣。大家辛辛苦苦做的料理,我們也希望可以全部賣完。

賴副會長:園遊會的節目表,會在和校方討論。以下是目前大概的節目表

10:00~ 開幕典禮 (請來賓和新入學生進場)

小學部鼓笛隊演奏

來賓致詞

校長致詞

小學三年級代表致歡迎詞

小學舞蹈部表演

小獅隊表演

10:45~ 開始販賣

13:00〜 抽選大会開始

15:00     園遊会結束

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