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2018年度 第5回 委員総会 議事録

10月 22nd, 2018

開催日:2018年9月15日(土) 10:00~ 4F大会議室

1.会長挨拶
二学期は、謝恩会と来年度のクラス役員選出を決めます。引き続きよろしくお願いいたします。

2.中秋節について
中秋節の月餅について、9/19(水)に全校に配布します。

3.教師節について
今年は9/28教師節だが、遠足と重なっている為、月餅と一緒に先生方へお礼を贈呈します。

4.国慶節園遊会について
10/7(日)に華僑総会主催の園遊会が学校で開催されます。家長会はドリング販売をする予定です。詳細は後日ブログへ投稿を予定しています。

5.来年度クラス役員選出について
10月、11月各クラスが保護者会を行う際、来年度クラス役員の選出をお願いいたします。
クラス役員の主な役割は以下の通りです。
連絡係 学校や家長会からクラスへの伝達事項をクラス委員やクラス家長に連絡する。
広報係 家長会ブログやクラスの卒業アルバム作成への協力をする。
書記係 クラス保護者会の議事録を作成し、保護者に伝達する。
会計係 クラス会費の予算計画及び収支管理を行う。
家長会運営役員 家長会の仕事(全校行事)を担当する。各クラスより1~2名の選出が必要です。
※家長会運営役員とクラス役員は兼任しないことをお勧めします。クラス役員は5月園遊会の準備でクラスの活動が優先となり、園遊会全体の準備を行う家長会役員が不足するのを防ぐ目的です。

副会長:来年度役員の名簿の提出方法については、家長会運営役員から各クラスの連絡係に入力フォームを送る予定です。各クラスの来年度クラス役員が決定次第、情報をフォームに入力して返信する方式でお願いいたします。提出期限は11月末です。12月中に調整後、来年度のクラス役員は、来年1月に開催する委員総会に出席していただきます。その際、来年の園遊会準備についてお伝えし始めたいと思います。

6.来年度園遊会について
来年度の園遊会について、各学年で出品した商品名、仕入れ先名、担当者名、連絡先について並びに仕入れ商品や容器の数量や種類の情報を集計させていただきます。家長会で情報共有を行い、一覧表を作成し、作業の効率化を図る目的です。ご協力お願いします。

7.今年度の謝恩会について
副会長:来年3/16(土)卒業式、終了後12時~14時に謝恩会を行う予定です。謝恩会の開催場所は去年度と同じく東京消防庁スクワール麴町3階の予定です。謝恩会の準備は、主に卒業学年のクラス役員と家長会イベント係が担当します。招待状作成は家長会書記広報係、会計出納管理は家長会出納係(中3)が担当します。今後、グループラインで記念品を決めます。他の運営役員の担当作業は今後決める予定で、余興はクラス役員が担当します。余興は例年、感謝の言葉、合唱、映像の放映などです。映像放映用の写真などデータ収集の役割分担、先生へ贈呈する記念品と花束の選定はクラス役員にお任せします。保護者から先生への感謝の言葉は毎年高3の保護者一名を代表者として選びます。卒業生の謝辞は各学年の学生から一名ずつ選びます。謝恩会当日に運営役員イベント係2名(卒業学年以外)に進行サポート、卒業学年の運営役員4名に受付&席案内のお手伝いをお願いします。謝恩会についての会議は、後日日程決定後、卒業学年の役員だけ招集します。

副会長:謝恩会の撮影は学校側から撮影業者を呼ぶ予定です。9月〜3月までの大きなイベントは謝恩会のみなので卒業学年以外の役員にも謝恩会のことをお手伝いただければ幸いです。謝恩会前後に受験で忙しい学生もいますので、ほとんどの学年は謝恩会の余興について最後に詰めることになります。先生に感謝の意をお伝えし、無理のない範囲で演出を考えていただければと思います。謝恩会の開催時間は1時間半から2時間程度です。ご歓談の間に演出を行い、会場を盛り上げることができたらいいと思います。

臨時動議
1.防災対策について
副会長:先日開催した評議員会で学校の防災対策について話し合い、学校事務局長から現在の防災対策について報告がありました。まず、災害時の全校生徒用の食料備蓄は三日分準備しており、断水&停電の時の為のトイレ対策も準備しています。災害時の下校方法と家族との連絡方法については、現在クラス連絡網を手段としていますが、今後は学校からの災害時の一斉連絡方法について検討します。
また、先日大阪の学校の外壁事故を受けて、東京中華学校は外壁の検査を実施しました。強度の検査結果は安全との結果が出ました。学校建物の老朽化が進んでおり、特に体育館の天井は高く、照明も吊り下げてあり、不安を感じる箇所もあります。率直な意見がありましたら、是非学校や家長会にお伝えいただきたいです。

運営役員(書記・広報):小学校低学年の保護者から引き取り訓練について問い合わせがありました。他の学校は毎年引き取り訓練がありますが、過去こちらの保護者からは時間がないという意見で、結局引き取り訓練がなくなってしまいました。何かご意見はありませんか?

クラス役員:確かに時間をとって訓練するのは難しいですが、もしそういう時どういう手順を踏むマニュアルを配っていただければ心構えができます。

運営役員(書記・広報):今クラスの連絡網、クラスラインもありまして、日常の連絡にはそのような方法が使われています。災害時、学校から家長への一斉連絡について皆様の意見を伺いたいです。個人的に、大災害の時、学校側から直接保護者の皆様に一斉メールで配信したほうがいつもの役員のクラスラインとは別にしたほうがいいと思います。

クラス役員:幼稚園の時はそのようなシステムを使っており、よかったと思いました。

副会長:先週その話を受けて、事務局が今一斉送信できる会社を当たっています。料金は発生します。家長の皆様は早く連絡して欲しいでしょう。

クラス役員:クラスのラインからの連絡より学校からの一斉送信のほうが早いと思います。学校の意思決定を迅速に家長へ連絡することが可能です。
副会長:過去にメールアドレスを公開したくない家長がおり、一斉配信が不可能でした。学校としても一斉連絡が安全だと考えていますが、今まで個人情報の原因で遠慮している経緯があります。家長会が話をまとめていけましたら、一斉送信を導入したいようです。

クラス委員:メールだけではなく、電話あるいはメッセージで知らせるシステムもあります。

副会長:いろいろな方法がありますので、皆様の同意を得て、いかに実行するがどうかです。数年前に一度家長会で話し合いましたが、中止になった経緯もあります。もし導入するのであれば、今はいい時期だと思います。

副会長:防災について議論できて、皆さまも非常に安心だと思います。今はどのようなものがあるか把握し、より納得できる選択肢があると思います。今日伺った食料の備蓄や下校方法や今後の対策などのことをまとめて、全校生徒に周知するべきです。

クラス役員:災害時の下校方法について、他の学校では、学校側が同じ駅の生徒を事前に調べて、災害時に一緒に下校します。東京中華学校も導入したら良いと思います。

副会長:貴重な意見をいただきありがとうございます。本日の議論をまとめて、学校に伝えて、年内に皆様に意見を伝えるようにします。毎年防災の話が挙がりますが、形にならずにここ何年に来ました。災害が本当に起きてからでは遅いので、実行できるよう進めて参ります。皆様のご協力のほどよろしくお願いいたします。

第6回委員総会は2019年1月12日(土)10時から開催予定です。
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2018年度 第5回 委員總會 會議記錄

舉辦日:2018年9月15日(星期日) 10:00~ 4F大會議室

1. 會長致詞
會長:此次會議是進入第二學期後第一次的委員總會,這學期雖然沒有像第一學期有大型活動,不過有謝師宴的事前準備及明年度的班級委員的選拔,請大家多多指教。

2. 中秋節
會長:關於今年度的中秋月餅,預計將會在9月15日(星期六)送貨到學校,9月19日(星期三)會分發給全校師生。與往年不同的是今年換了廠商,敬請期待。

3. 教師節
會長:9月28日(星期六)是教師節,由於今年的教師節與秋季遠足是在同一天,所以預計分發月餅時,會一起將教師節賀禮一起發送給全校老師。

4. 國慶園遊會
會長:10月7日(星期日)華僑總會將在學校舉行國慶園遊會,家長會方面預計將販賣飲料。當天會有很多美味的中華料理,歡迎大家撥空參加,詳情日後將登在家長會部落格中。

5. 明年度班級委員選拔
10月或11月各班級舉行班級家長會的同時,請選拔出明年度的班級委員。
班級委員主要的工作如下
聯絡 校方或家長總會如有事項需轉達給各班家長時,擔任傳遞消息的工作
廣報 擔任家長總會部落格的更新,以及協助製作畢業紀念冊
書記 製作委員總會及班級家長會的會議報告,並傳達給各班家長
會計 負責管理班級班費
家長總會營運委員 擔任家長總會的工作(全校大型活動),各班需要選出1~2名
※家長總會營運委員若是兼任班級委員,新生園遊會的事前準備工作就必須以班級的工作為優先,如此家長總會的新生園遊會事前準備工作就會人手不足,請盡量不要兼任。
副會長:關於班級委員選出後的提交方式,由於往年都會發生信箱或電話號碼有誤的狀況,今年將改為將電子檔傳送給各位班級聯絡委員。各班舉行完班級家長會後,請將明年度新任班級委員的聯絡方式輸入電子檔後寄回給家長總會,請於11月底前提交。12月將進行各方面的調整,預定於明年1月舉辦的委員總會將請明年新任班級委員一同會參與,並開始進行明年新生園遊會事前準備。

6. 明年度新生園遊會
會長:各班班級委員應該有收到來自梶田副會長關於明年的新生園遊會的聯絡,主要是家長總會希望能將各學年今年新生園遊會時,販賣商品的商品名、進貨源及廠商負責人、及廠商聯絡方式等資訊結集成冊。也請將販賣商品的名稱、幾人份、準備數量、及當天所使用的各式容器的種類及數量等資訊一併提出。這個資訊經整理過後會製作成一覽表發給各班級委員,可以減輕大家明年新生園遊會事前準備工作的負擔,請大家務必協助。

7. 本年度謝師宴
副會長:畢業典禮預計將於明年3月16日(星期六)舉行,當日中午12點至下午2點將舉行謝師宴。謝師宴的事前準備主要以畢業班班級委員以及家長總會活動擔當負責,其他書面資料及邀請函將由家長總會書記廣報擔當負責,謝師宴會場與去年同樣是在東京消防廳スクワール麴町三樓。接下來會利用LINE群組決定畢業紀念品,還有關於謝師宴的會計出納將請中3的大貫媽媽擔任管理,日後會再決定家長總會營運委員所負責擔任的工作。各畢業班班級委員主要負責餘興節目的安排,往年多為發表感謝詞或歌唱表演,播放紀念短片。紀念短片製作所需要的照片及檔案的蒐集以及製作,交由各畢業班班級委員進行。另外送給老師們的紀念品及花束,也請各畢業班班級委員決定。家長的感謝致詞往年都由高3家長中選出一位代表,畢業生的感謝致詞則由各畢業班學生中各推選出一位。謝師宴當天家長總會活動委員(畢業班以外的營運委員)中,需要2位協助進行活動,還需要4位(畢業班營運委員)協助報到及座位引導,詳情之後會找一個日期另外集合各畢業班班級委員及營運委員。
副會長:攝影方面校方會委託校外攝影團隊,故家長會將不另外設立專人負責攝影。9月至3月間的大型活動只有謝師宴,希望畢業班以外的班級委員也能一起幫忙謝師宴的準備工作。由於謝師宴的前後期間也有學生忙於入學考試,所有的畢業班大多到最後階段才能進行餘興節目的準備,所以不需要準備太難的內容,只要是能對老師們表達感謝之意即可。謝師宴的舉辦時間約為2小時,希望大家能一邊享用餐點,一邊欣賞學生們的表演、度過一個難忘的時光。

臨時動議
1. 防災對策
副會長:前些日子舉辦的評議委員會中討論對防災對策。針對此事,事務局長回應說:「當發生大型災害時,還未放學回家的學生校方將安排留校安置。大型災害時若停電或停水時,學校也有準備可供給全校學生三天分的食糧及簡易廁所。災害後的放學方式及與家長間的聯絡方式目前還沒有具體的方案,這方面校方將會與理事會及學校教職員進行會議後再作決定內容。」另外有鑑於前些日子發生在大阪的學校外牆因地震倒塌的事故,學校方面已立刻對學校圍牆進行檢測,檢測結果報告已確定是安全。但學校整體已有相當的年數,特別是體育館的天花板很高,照明又是吊掛式的,格外令人擔憂。各位家長若有任何意見及疑問,可以學校提出,或者來信至家長會信箱。

媽媽(書記‧廣報):有家長提出針對低年級是否有進行接送演習,有些學校每年都會進行這方面的演習,但過去本校家長曾提出時間上無法安排的意見,所以關於接送演習後來無法舉行。今日與會的低年級家長是否有其他的意見呢?

班級委員媽媽:確實要另外安排時間進行接送演習有一定的難度,但若校方可以提出對策或製作防災手冊,可以讓家長們比較有心理準備。

媽媽(書記‧廣報):另外還想請問,現在各班級都有製作班級聯絡網,也有LINE群組,往常都由各班級委員進行連絡。但是另外想問問大家,當發生大型災害時,若校方統一直接傳送通知簡訊給全體家長,是否會比班級LINE群組的聯絡更好呢?

班級委員媽媽:以前幼兒園時曾經有用過類似的系統,相當方便。

副會長:前些日子舉辦的評議委員會中也有相關意見,目前事務局長已經開始找可以傳送簡訊給全體家長的廠商了,不過會需要費用的。但想必家長們都會希望盡早接到校方的聯絡!

班級委員媽媽:比起班級的LINE群組,校方統一直接傳送通知訊息更可以馬上連絡到全體家長,校方進行災害相關會議後,就可以馬上通知家長。

副會長:學校擔心的是,是否會有不想公開個人信箱,曾經過往就有類似的意見,所以校方一直無法統一直接傳送通知訊息給全體家長。如果可以克服這個問題,學校方面可以馬上尋找系統廠商。對全校師生家長來說,這是一個非常好的方案,但過往為了尊重家長的意見而無法執行,若家長會可以統合大家的意見,校方願意馬上導入這個系統。

班級委員媽媽:不只是信箱,也有系統是可以電話或短訊通知的。

副會長:方法有很多,只要取得家長們的同意,就可以執行。幾年前家長總會層積針對這個議題進行討論,但在執行前遇到困難而中止。若要導入系統,現在正是一個好時機,但是自由參加還是強制參加校方無法決定。

副會長:今天可以聽到關於防災方面的內容令人相當安心,今後的課題是如何掌握詳細的內容,進而可以從中取得可以讓大家滿意的答覆。比方說今天提到的儲備食糧、災害後的放學方式,以及災害的對策等應該要整理內容,公布給全體師生家長,若有需要可以設置防災委員會。

班級委員媽媽:關於災害後的放學方式,其他學校會由校方事先調查住在同樣車站的學生資訊,如此發生災害後可以集體返家,東京中華學校若有類似的資訊也不錯。

副會長:感謝大家提供寶貴的意見,家長總會將會總結今天的議題提交給校方,希望今年內可以以書面說明回覆給各位家長。關於災害後的放學方式,會轉達校方今天蒐集的各位家長的意見,並詢問校方針對這方面的對策為何。每年家長會都會針對防災提出議題,但校方遅遅未有明確的解決方案,希望今年校方可以給與完善的措施,懇請各位家長協助。

第6回委員總會預計於2019年1月12日(星期六)舉行